Trong giai đoạn khởi nghiệp hoặc mới thành lập doanh nghiệp, rất nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn liệu đầu tư một hệ thống tổng đài có thực sự cần thiết hay chỉ cần sử dụng số điện thoại cá nhân là đủ.

Đây là một câu hỏi hoàn toàn hợp lý, bởi ở quy mô nhỏ, mọi khoản chi đều cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu có nhiều khách hàng hơn, số lượng cuộc gọi tăng lên và cần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, việc sở hữu một hệ thống tổng đài không còn là “chi phí”, mà trở thành một khoản đầu tư giúp tăng doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Vậy tổng đài có thực sự cần thiết với doanh nghiệp nhỏ? Hãy cùng phân tích dưới góc độ vận hành và hiệu quả kinh doanh.

tổng đài có thực sự cần thiết với doanh nghiệp nhỏ?

Tổng đài doanh nghiệp là gì?

Tổng đài doanh nghiệp là hệ thống quản lý cuộc gọi giúp doanh nghiệp tiếp nhận, phân phối và theo dõi toàn bộ cuộc gọi đến và đi một cách tập trung.

Khác với việc sử dụng một số điện thoại cá nhân, tổng đài còn tích hợp nhiều tính năng như:

• IVR (lời chào tự động)
• Chuyển máy giữa các phòng ban
• Ghi âm cuộc gọi
• Báo cáo thống kê
• Hàng đợi cuộc gọi
• Phân quyền nhân viên
• Kết nối CRM
• Làm việc từ xa

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp đều lựa chọn Cloud PBX thay vì tổng đài vật lý vì chi phí thấp, triển khai nhanh và không cần đầu tư nhiều thiết bị.

Nếu chưa hiểu rõ mô hình hoạt động, bạn có thể tham khảo bài viết “Tổng đài hoạt động như thế nào?”.

Doanh nghiệp nhỏ có thực sự cần tổng đài không?

Câu trả lời là Có.

Ngay cả khi doanh nghiệp chỉ có từ 3 đến 10 nhân sự, tổng đài vẫn mang lại rất nhiều lợi ích mà một số điện thoại thông thường không thể đáp ứng.

Điều quan trọng không nằm ở quy mô doanh nghiệp mà ở trải nghiệm khách hàng và khả năng quản lý cuộc gọi.

Một doanh nghiệp nhỏ nhưng có hệ thống tiếp nhận cuộc gọi chuyên nghiệp sẽ tạo được sự tin tưởng cao hơn nhiều so với doanh nghiệp chỉ sử dụng số điện thoại cá nhân.

5 lý do doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng tổng đài

1. Tạo hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ cuộc gọi đầu tiên

Khách hàng thường đánh giá doanh nghiệp ngay từ lần đầu liên hệ.

Một hệ thống tổng đài với lời chào tự động như:

“Xin chào Quý khách, cảm ơn Quý khách đã liên hệ…”

sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với việc nhân viên nghe máy bằng điện thoại cá nhân.

Đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng đầu số 1900, mức độ nhận diện thương hiệu sẽ cao hơn, đồng thời khách hàng cũng dễ ghi nhớ hotline.

Bạn có thể tìm hiểu thêm trong bài viết “Đầu số 1900 là gì?”.

2. Không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng

Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp nhỏ mất khách là:

• Máy bận.
• Không nghe máy.
• Nhân viên nghỉ phép.
• Gọi ngoài giờ.

Tổng đài giúp cuộc gọi tự động chuyển sang người khác hoặc đưa khách vào hàng đợi, hạn chế tối đa tình trạng bỏ lỡ khách hàng.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp bán hàng online hoặc cung cấp dịch vụ.

3. Quản lý nhân viên dễ dàng hơn

Nếu tất cả cuộc gọi đều thực hiện bằng điện thoại cá nhân, doanh nghiệp sẽ rất khó kiểm soát:

• Nhân viên đã gọi cho khách chưa.
• Chất lượng tư vấn.
• Thời lượng cuộc gọi.
• Tỷ lệ nhỡ cuộc gọi.

Trong khi đó, tổng đài cung cấp đầy đủ báo cáo giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên.

4. Tiết kiệm chi phí vận hành

Nhiều người nghĩ rằng tổng đài rất đắt.

Thực tế, các giải pháp Cloud PBX hiện nay có mức chi phí phù hợp ngay cả với doanh nghiệp nhỏ.

Doanh nghiệp không cần đầu tư:

• Máy chủ.
• Tổng đài vật lý.
• Thiết bị phức tạp.
• Đội ngũ IT chuyên trách.

Chỉ cần có Internet là có thể sử dụng.

5. Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Khi số lượng nhân viên tăng lên, doanh nghiệp không cần thay đổi toàn bộ hệ thống.

Chỉ cần tạo thêm Extension là nhân viên mới có thể sử dụng ngay.

Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí khi mở rộng quy mô.

Doanh nghiệp nhỏ nên dùng tổng đài nào?

Hiện nay có hai mô hình phổ biến.

Tổng đài truyền thống

Ưu điểm:

• Hoạt động nội bộ ổn định.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư cao.
• Khó mở rộng.
• Cần bảo trì.
• Phải đầu tư phần cứng.

Tổng đài Cloud PBX

Đây là lựa chọn được hầu hết doanh nghiệp SME ưu tiên.

Ưu điểm:

• Không cần mua máy chủ.
• Không cần phòng kỹ thuật.
• Triển khai trong vài giờ.
• Làm việc ở bất cứ đâu.
• Quản trị online.
• Chi phí thấp.
• Dễ mở rộng.

Đây cũng là giải pháp phù hợp nếu doanh nghiệp muốn tích hợp đầu số 1900 hoặc CRM trong tương lai.

Doanh nghiệp nhỏ có cần IP Phone không?

Không bắt buộc.

Ngày nay doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Softphone trên máy tính.
• Ứng dụng trên điện thoại.
• IP Phone.
• Chuyển tiếp cuộc gọi sang số di động.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu.

Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên triển khai tổng đài?

Đây là thời điểm thích hợp nếu doanh nghiệp có một trong các dấu hiệu sau:

• Có từ 3 nhân viên trở lên.
• Mỗi ngày nhận nhiều cuộc gọi.
• Muốn xây dựng thương hiệu.
• Có đội ngũ bán hàng.
• Muốn ghi âm cuộc gọi.
• Cần quản lý hiệu suất nhân viên.
• Chuẩn bị mở rộng quy mô.

Nếu doanh nghiệp chỉ chờ đến khi có hàng chục nhân viên mới triển khai lắp đặt tổng đài 1900 thì có thể đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội nâng cao trải nghiệm khách hàng từ sớm.

Có nên sử dụng đầu số 1900 cho doanh nghiệp nhỏ?

Nhiều người cho rằng đầu số 1900 chỉ dành cho các tập đoàn lớn.

Thực tế, hiện nay rất nhiều startup, phòng khám, trung tâm đào tạo, cửa hàng và doanh nghiệp SME đã sử dụng đầu số 1900 để nâng cao tính chuyên nghiệp.

Khi kết hợp với tổng đài Cloud, đầu số 1900 mang lại nhiều lợi ích:

• Hotline ngắn gọn, dễ nhớ.
• Tăng độ tin cậy.
• Phân phối cuộc gọi tự động.
• Quản lý tập trung.
• Dễ mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Nếu đang có nhu cầu triển khai, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết:

• Mua đầu số 1900 ở đâu?
• Đăng ký đầu số 1900 cho doanh nghiệp
• Đăng ký đầu số 1900 toàn quốc

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp chỉ có 3 nhân viên có cần tổng đài không?

Có. Tổng đài giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ đầu và quản lý cuộc gọi hiệu quả hơn.

Chi phí lắp tổng đài có cao không?

Với giải pháp Cloud PBX, doanh nghiệp chỉ cần trả phí theo gói dịch vụ mà không phải đầu tư hạ tầng lớn như trước đây.

Có thể sử dụng điện thoại cá nhân để nghe tổng đài không?

Hoàn toàn được. Nhân viên có thể sử dụng ứng dụng trên điện thoại, Softphone hoặc IP Phone tùy theo nhu cầu.

Tổng đài có ghi âm cuộc gọi không?

Hầu hết các hệ thống hiện nay đều hỗ trợ ghi âm, lưu trữ và tra cứu lịch sử cuộc gọi. Bạn có thể đọc thêm bài viết “Tổng đài có ghi âm cuộc gọi không?”.

Kết luận

Đối với doanh nghiệp nhỏ, tổng đài không chỉ là công cụ nghe gọi mà còn là giải pháp giúp chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao hình ảnh thương hiệu và tối ưu hiệu quả vận hành.

Với chi phí triển khai ngày càng hợp lý và công nghệ Cloud PBX linh hoạt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ, sử dụng Softphone hoặc ứng dụng di động, sau đó mở rộng khi hoạt động kinh doanh phát triển.

Nếu doanh nghiệp đang hướng đến một hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, đồng thời có kế hoạch triển khai đầu số 1900, đây chính là thời điểm phù hợp để đầu tư một hệ thống tổng đài hiện đại, dễ mở rộng và đáp ứng nhu cầu tăng trưởng lâu dài.

Tin tức liên quan

Tổng đài cho Startup: Nên chọn mô hình nào tốt nhất?

Tổng đài có cần IP Phone không? Giải đáp đầy đủ chi tiết

Tổng đài có cần Internet không? Giải đáp chi tiết